Begriffsbestimmungen zur Datenverarbeitung
In den nachfolgenden Abschnitten erläutern wir zentrale Begriffe der Datenverarbeitung basierend auf praktischen Beispielen und typischen Fällen aus dem geschäftlichen Umgang mit personenbezogenen Daten.
- Personenbezogene Daten umfassen alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie Name, Anschrift oder auch Geburtsdatum. Ein praxisnaher Anwendungsfall bei VertragNowData ist die Erfassung von Kundendaten zwecks Vertragserstellung und -verwaltung.
- Verarbeitung bezeichnet jede Operation im Umgang mit personenbezogenen Daten, beispielsweise das Erheben, Speichern, Nutzen oder Löschendaten. VertragNowData setzt dies praktisch um, wenn Kundendaten in vertragliche Abläufe eingebunden werden.
- Der Nutzer ist die natürliche Person, deren personenbezogene Daten von VertragNowData verarbeitet werden, beispielsweise ein Kunde, der einen Datenverarbeitungsvertrag abschließt.
- Unsere Leistungen umfassen die Bereitstellung von Plattformen zur sicheren Verwaltung von Datenverarbeitungsverträgen unter Einhaltung schweizerischer und europäischer Datenschutzanforderungen.
- Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden, um funktionale oder analytische Zwecke zu erfüllen, etwa zum Einloggen oder zur Nutzungshäufigkeitsanalyse.
Datenerhebung und -verarbeitung
VertragNowData sammelt Daten auf unterschiedliche Weise, abgestimmt auf Zweck und Rechtsgrundlage. Die folgenden Beispiele veranschaulichen die einzelnen Datenarten und deren Nutzung anhand realer Szenarien.
Vom Nutzer bereitgestellte Daten
Diese Kategorie umfasst alle Daten, die Nutzer aktiv eingeben oder übermitteln, um unsere Dienstleistungen zu nutzen oder Verträge abzuschließen.
- Name, Vorname und Kontaktdaten zur eindeutigen Identifikation und Vertragserstellung.
- Unternehmensinformationen einschließlich Business-ID zur rechtlichen Einordnung.
- Vertragsspezifische Details wie Vertragsgegenstand und Laufzeiten.
- Kommunikationsinhalte, die im Rahmen von Beratungen oder Anfragen übermittelt werden.
- Zahlungsdaten zur Abwicklung vertraglicher Zahlungen innerhalb des Systems.
- Technische Informationen bei der Registrierung, um Benutzerkonten individuell zu verwalten.
Automatisch erfasste Daten
Neben aktiv übermittelten Daten erfassen wir automatische Daten zur Verbesserung unserer Dienste, der Sicherheit und Nutzererfahrung.
- IP-Adresse zur Sicherheitsanalyse und Erkennung unberechtigter Zugriffe.
- Gerätetyp und Browserinformationen für eine optimierte Darstellung der Plattform.
- Zeitstempel von Nutzeraktionen zur Protokollierung und Optimierung der Abläufe.
- Cookies zur Speicherung von Nutzerpräferenzen und Sitzungsstatus.
- Fehler- und Nutzungsprotokolle zur Sicherstellung eines stabilen Betriebs.
- Analysedaten zur fortlaufenden Verbesserung unserer Dienstleistungen anhand aggregierter Nutzerverhalten.
Daten von Dritten
In einigen Fällen beziehen wir Daten von externen Partnern, etwa zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit oder Aktualität von Kundendaten.
- Bestätigte Firmeninformationen von offiziellen Registern wie UID-Nummernabfragen.
- Zahlungsbestätigungen externer Zahlungsinstitute zur Abrechnung von Dienstleistungen.
- Sicherheitswarnungen und Compliance-Informationen von Datenschutzinstitutionen.
Verarbeitungszwecke personenbezogener Daten
VertragNowData verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich mit definierten Zwecken, die klar auf den Schutz und die effiziente Abwicklung von Datenverarbeitungsverträgen abzielen.
- Abwicklung und Verwaltung von Datenverarbeitungsverträgen zwischen Geschäftspartnern.
- Bereitstellung und Verbesserung unserer Plattformfunktionen unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
- Erfüllung rechtlicher und aufsichtsrechtlicher Verpflichtungen im Bereich Datenschutz und Vertragsrecht.
- Sicherstellung der IT-Sicherheit und Prävention unbefugter Zugriffe auf sensible Informationen.
- Kommunikation mit Nutzern zu Vertragsfragen, technischem Support und relevanten Updates.
- Analyse von Nutzungsdaten zur Optimierung der Nutzererfahrung bei VertragNowData.
- Erfassung und Bearbeitung von Anfragen, z.B. zu Auskünften oder Berichtigungen.
- Evaluierung und Umsetzung von Feedback zur Weiterentwicklung unserer Datenschutzmaßnahmen.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei VertragNowData erfolgt auf Grundlage geltender Datenschutzgesetze, insbesondere im Rahmen des schweizerischen Datenschutzgesetzes und der DSGVO, jeweils basierend auf folgender Rechtsgrundlage.
- Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen mit dem Nutzer.
- Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung bestimmter Datenarten oder Zwecken.
- Rechtliche Verpflichtungen, denen VertragNowData unterliegt, z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten.
- Wahrung berechtigter Interessen, sofern diese nicht die Grundrechte und Grundfreiheiten der Betroffenen überwiegen.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Kontext der Schweiz
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bildet zusammen mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz die Basis für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei VertragNowData.
- Betroffene haben das Recht auf transparente Informationen zur Datenverarbeitung.
- Zugriffs-, Berichtigungs- und Löschungsrechte werden erfüllt.
- Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen werden umgesetzt.
- Meldung von Datenschutzverletzungen an die zuständigen Behörden erfolgt innerhalb der vorgeschriebenen Fristen.
- Datenschutz-Folgenabschätzungen werden bei risikoreichen Verarbeitungsvorgängen durchgeführt.
- Auftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich gebunden.
Einsatz von Cookies auf VertragNowData
VertragNowData nutzt Cookies, um Funktionalität, Analyse und Nutzerfreundlichkeit auf unserer Plattform zu gewährleisten.
Cookies können temporär (Session-Cookies) oder dauerhaft gespeichert werden und umfassen funktionale, analytische oder marketingbezogene Typen.
Unsere Cookies werden in essentielle, Performance- und Funktionalitätscookies kategorisiert, die je nach Zweck unterschiedliche Rollen erfüllen.
Nutzer können Cookies in den Browsereinstellungen verwalten, wodurch Cookies deaktiviert oder gelöscht werden können. Dies kann jedoch die Benutzererfahrung beeinträchtigen.
Weitere Details entnehmen Sie bitte unserer vollständigen Cookie-Richtlinie auf VertragNowData.
Datenweitergabe und -übermittlung
VertragNowData gibt personenbezogene Daten ausschließlich gemäß den vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Vorgaben weiter.
- Weitergabe an Dienstleister zur technischen Bereitstellung der Plattform mit abgestimmten Verarbeitungsverträgen.
- Behördliche Offenlegung bei gesetzlicher Verpflichtung unter Wahrung der Vertraulichkeit.
- Übermittlung an Kooperationspartner, sofern dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist.
- Keine Datenweitergabe zu Marketingzwecken ohne ausdrückliche Einwilligung.
- Sichere Datenübertragung unter Einsatz modernster Verschlüsselungstechniken.
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Weitergabepraktiken im Rahmen der Datenschutzprüfung bei VertragNowData.
Internationale Datenübermittlungen
Personenbezogene Daten werden nur dann international übermittelt, wenn dies für die Vertragserfüllung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. VertragNowData sorgt in solchen Fällen für angemessene Schutzmaßnahmen.
Bei Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Schweiz und des Europäischen Wirtschaftsraums verwenden wir anerkannte Mechanismen, wie Standardvertragsklauseln und verbindliche Unternehmensregeln, um den Datenschutz auf hohem Niveau zu gewährleisten.
Speicherfristen und Löschung
VertragNowData bewahrt personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Kundendaten im Nutzerkonto werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Kommunikationsdaten werden zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Anfragen zeitlich begrenzt gespeichert.
Systemprotokolle zur Sicherstellung der IT-Sicherheit werden für einen definierten Zeitraum archiviert und danach gelöscht.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgen eine sichere Löschung und Vernichtung der Daten nach den Vorgaben des Datenschutzrechts.
Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten
VertragNowData setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, die auf aktuellen Standards basieren, um den Schutz personenbezogener Daten gegen Verlust, Missbrauch oder unbefugten Zugriff sicherzustellen.
- Verschlüsselung sensibler Daten während der Übertragung und Speicherung.
- Zugangsbeschränkungen und regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden in Datenschutzfragen.
- Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests zur Identifikation und Behebung von Schwachstellen.
Rechte der betroffenen Personen
Nutzer von VertragNowData haben vielfältige Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, deren Ausübung wir durch klare Prozesse unterstützen.
- Auskunft über die gespeicherten Daten und die Verarbeitungszwecke.
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
- Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen.
- Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten bei berechtigten Interessen von VertragNowData.
- Datenübertragbarkeit zur Übermittlung an eine andere verantwortliche Stelle.
- Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft.
- Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Anfrage zur Ausübung der Datenschutzrechte
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit schriftlich oder per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten von VertragNowData wenden. Ihre Anfrage wird zeitnah bearbeitet.
[email protected]
VertragNowData bemüht sich, Anfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten. Sollte dies nicht möglich sein, informieren wir Sie über die Gründe und die voraussichtliche Bearbeitungsdauer.
Datenschutz im Marketing
Für Marketingzwecke verwenden wir personenbezogene Daten nur mit ausdrücklicher Einwilligung oder wenn gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind. Sie können der Nutzung zu Werbezwecken jederzeit widersprechen.
Jede marketingbezogene Nachricht enthält einen klaren Abmeldelink, über den Sie zukünftige Mitteilungen leicht abbestellen können.
Schutz personenbezogener Daten von Kindern
VertragNowData richtet seine Dienste nicht an Kinder unter 16 Jahren. Sollte bekannt werden, dass personenbezogene Daten von Kindern ohne elterliche Zustimmung verarbeitet werden, werden diese Daten umgehend gelöscht.
Links zu Drittanbietern
Unsere Plattform kann Links zu externen Websites enthalten, auf deren Datenschutzpraktiken wir keinen Einfluss haben. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärungen dieser Drittanbieter aufmerksam zu lesen.
Änderungen unserer Datenschutzbestimmungen
VertragNowData behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Änderungen werden auf der Webseite veröffentlicht und sind mit einem Aktualisierungsdatum versehen.
